W praktyce to dwa różne sposoby patrzenia na ten sam świat liczb. Żeby świadomie wybrać rozwiązanie dla swojej firmy, należy najpierw zrozumieć, czym tak naprawdę różnią się te dwa podejścia.
Czym jest raport biznesowy?
Raport to najbardziej tradycyjna forma prezentacji danych. Zazwyczaj ma z góry określoną strukturę, jest przygotowywany cyklicznie (np. co miesiąc) i dystrybuowany w postaci pliku PDF, prezentacji lub arkusza. Typowy raport biznesowy zawiera tabele, wykresy, komentarze analityka oraz podsumowania.
Rysunek 1.
Przykładowy raport biznesowy
Cechy dobrze przygotowanego raportu:
- przechodzi przez treść krok po kroku,
- jest „zamkniętym” dokumentem – użytkownik raczej go czyta, niż eksploruje,
- dobrze sprawdza się w komunikacji formalnej: do zarządu, audytu, regulatora, partnerów.
Ten format porządkuje wiedzę, zwłaszcza gdy firma działa w cyklach miesięcznych, kwartalnych czy rocznych. Pozwala też jasno udokumentować wyniki, ustalić wspólny sposób patrzenia na procesy i uporządkować wskaźniki.
Raport świetnie sprawdza się przy decyzjach wymagających szerszego kontekstu: podsumowanie roku, przegląd portfela klientów, analiza kosztów, przygotowanie budżetu. Często korzysta się z niego w komunikacji formalnej do zarządów, audytorów czy regulatorów.
Dashboard – co to jest i jak działa?
To pytanie pojawia się często na szkoleniach i spotkaniach projektowych. Najprościej mówiąc, dashboard to interaktywny pulpit z najważniejszymi wskaźnikami, zwykle prezentowany w przeglądarce lub aplikacji.
Korzysta się z niego po to, aby szybko przekazać sedno sytuacji oraz umożliwić użytkownikowi wykonanie kilku prostych kroków eksploracyjnych, na przykład przełączenia okresu, porównania regionów czy podejrzenia komentarza ukrytego pod konkretnym wykresem.
Jak wygląda to w praktyce? Na jednym ekranie użytkownik widzi kilka lub kilkanaście kluczowych liczb i wykresów, np. wyniki sprzedaży, realizację planu, poziom kosztów, satysfakcję klientów, obłożenie zasobów. Dobry dashboard pozwoli eksplorować dane, wybierać region, produkt, kanał czy inny podział według wybranej zmiennej grupującej.
Rysunek 2.
Przykładowy dashboard
Prawidłowo przygotowany dashboard:
- skupia się na kilku kluczowych metrykach,
- wykorzystuje wykresy, liczniki, karty wyników, proste tabele,
- jest ułożony tak, żeby użytkownik „rzutem oka” zrozumiał sytuację.
W przeciwieństwie do raportu dashboard zazwyczaj nie opowiada historii krok po kroku. Ma raczej ułatwić orientację „tu i teraz” w ramach dostępnych danych, wskazać obszary wymagające uwagi i pomóc wychwycić trend, zanim stanie się problemem. Dzięki temu odbiorca może skupić się na najważniejszych liczbach, bez konieczności przeszukiwania wielu stron analiz.
Właśnie dlatego dobrze zaprojektowany dashboard staje się praktycznym narzędziem codziennej pracy menedżera – przejrzystym, intuicyjnym i nastawionym na szybkie wnioski.
Raport a dashboard z perspektywy podejmowania decyzji
Na pierwszy rzut oka raport i dashboard mogą zawierać podobne czy wręcz takie same liczby i wskaźniki. Różnią się jednak nie tylko swoją formą, ale też funkcją w organizacji.
Raport świetnie wspiera decyzje strategiczne i formalne. Pomaga zamknąć okres, podsumować wyniki, udokumentować działania, przygotować się do spotkania zarządu.
Dashboard z kolei lepiej wspiera decyzje operacyjne i taktyczne. Ma pomagać w reagowaniu na bieżąco, zanim problem urośnie. W dashboardzie handlowym kierownik sprzedaży od razu zobaczy, że w tym tygodniu liczba nowych leadów w kanale online spadła o 40%, a konwersja w konkretnym regionie odbiega od średniej. Może wtedy zadać pytanie „dlaczego” i wysłać handlowca w teren, zmienić budżet kampanii lub skontaktować się z partnerem.
Można więc powiedzieć, że raport pomaga zrozumieć, co się wydarzyło, a dashboard podjąć decyzję, czy wszystko idzie zgodnie z planem.
Czy warto robić dashboardy, skoro mamy raporty?
Odpowiedź na to pytanie brzmi: warto, ale nie zawsze i nie za wszelką cenę. Sam fakt posiadania raportów nie jest argumentem przeciwko dashboardom – wręcz przeciwnie, często to dobry punkt startu.
Dashboard nie jest magiczną nakładką na dane ani zbiorem efektownych wykresów. Jeżeli powstanie bez jasnego celu, bez zrozumienia potrzeb użytkowników, stanie się tylko ładnym obrazkiem, który po kilku tygodniach przestaje być otwierany. Dlatego kluczem jest nie tylko wybór narzędzia, ale określenie, jakie decyzje ma wspierać.
Prosty dashboard sporządzony w arkuszu kalkulacyjnym często bywa pierwszym krokiem. Dla mniejszych zespołów potrafi być wystarczający, jeśli dane pochodzą z jednego źródła i nie ma potrzeby codziennych aktualizacji. Szybko jednak okazuje się, że ręczne odświeżanie danych, kopiowanie plików między użytkownikami i dbanie o spójność wersji staje się problemem.
Tu wchodzą w grę rozwiązania klasy BI i analityki danych. W narzędziach takich jak PS IMAGO PRO można:
- przygotować klasyczny raport z pełnym komentarzem, tabelami i wykresami,
- na jego bazie zdefiniować dashboard – jedną lub kilka stron z najważniejszymi widokami, zaprojektowanymi pod codzienną pracę menedżera,
- ustalić, jakie interakcje są dostępne: możliwość „wejścia” w szczegóły wyników, przejrzenia ich w podziale na segmenty, wyświetlenie dodatkowego opisu po kliknięciu itp.
Rysunek 3.
Przykładowy raport stworzony za pomocą PS IMAGO PRO
Podsumowanie: co lepiej wspiera decyzje – dashboard czy raport?
Nie ma jednej odpowiedzi, która forma jest „obiektywnie lepsza”. Raport i dashboard pełnią różne role i działają najlepiej, gdy są dobrze dopasowane do etapu procesu decyzyjnego.
Raport porządkuje wiedzę, opowiada historię danych, dokumentuje wnioski.
Dashboard pozwala szybko zorientować się w sytuacji i skupić uwagę na kilku najważniejszych metrykach.
Każde z nich sprawdza się najlepiej w innym kontekście, dlatego wybór nie powinien dotyczyć samego formatu, lecz potrzeb odbiorców. Jeśli narzędzie umożliwia im sprawne wyciąganie wniosków i podejmowanie działań, to właśnie ono będzie właściwym wyborem.
Najważniejsze pytanie brzmi więc: jakie decyzje chcemy wspierać danymi – i jaką formę prezentacji wybiorą ludzie, którzy te decyzje podejmują.